| ВЪВЕДЕТЕ ВАШАТА ПАРОЛА ЗА ДОСТЪП | |
|
Не сте абонат на Експертис? Разгледайте вариантите ни за АБОНАМЕНТ |
|
Payhawk - решението, което финансовите и счетоводни отдели винаги са искали
Публикувано на 28.07.2023
 Payhawk ще ви помогне с тоновете ръчна работа Приключване на месеца без пълната картина за финансите на компанията. Служители, които не са отчели в срок всички фактури и неясни разходи. Ръчно въвеждане на данни и трудно проследяване на финансовите потоци. Звучи ли ви всичко това познато? Ако сте част от счетоводен екип - със сигурност. Независимо дали става въпрос за 5 или 5,000 фактури месечно, вие добре познавате процеса по събиране на разходните документи на хартия, ръчното въвеждане на реквизитите от тях и прехвърлянето им в счетоводен софтуер, засичането на разходите и финансовите отчети. Затова знаете, че ситуацията става още по-предизвикателна, когато работите с международни партньори и различни валути. Именно с оптимизирането на управлението на служебните разходи са се заели от Payhawk - компанията предлага интегриран софтуер за издаване и управление на карти, проследяване на корпоративни разходи в реално време и възможност за формиране на политики по отдели или служители. Payhawk издава корпоративни карти VISA, които свързва със софтуер за управление на разходите и платежните сметки. Освен видимост в реално време, системата позволява централизирано управление на разходите с вградени механизми за контрола им. По картите могат да се задават лимити и те да се променят бързо при необходимост през платформата на Payhawk. Мобилното приложение на Payhawk работи с технология за оптично разпознаване на символи (ОCR), която пести време както на служителите, така и на счетоводителите, като автоматично извлича данни от касови бележки и фактури и така премахва цялата тази ръчна работа. Служителят снима разходния документ чрез приложението на Payhawk в момента на плащането. След това системата автоматично извлича цялата необходима информация от фактурата (имена, адрес, сума на плащането и т.н.), преобразува ги в дигитален формат и ги прехвърля в счетоводния софтуер. Това от една страна елиминира ръчното въвеждане на данни, а от друга - софтуерът намалява до минимум риска от грешки, тъй като използва усъвършенствани алгоритми за разпознаване на знаци в изображения, дори те да са частично затъмнени или изкривени. Резултатът е висококачествено дигитално представяне на документа, което след одобрение на счетоводители или друг отговорник по финансите, автоматично може да се качи в счетоводен софтуер или ERP система. В случай че служител пропусне да качи разходен документ навреме, системата на Payhawk автоматично му изпраща напомняне да го направи. Ако бавенето на касови бележки се превърне в системна практика за някого, картата на съответния служител може да бъде временно блокирана. Нещо специфично за продукта на Payhawk е, че той е правен с мисъл за финансовите отдели и техните оперативни задачи и нужди. Може ли автоматизацията да измести счетоводителите? Краткият отговор е „Не''. Вместо това ще промени за добро начина, по който счетоводните екипи работят. Така например въвеждането на ръка на данните от документи на хартия и повторната им проверка ще останат в историята. Цялостното решение за управление на разходите на Payhawk автоматизира над 80% от ръчните счетоводни процеси. Трите най-силни пазара за първия български еднорог са Великобритания, САЩ и Европейския съюз. Все по-голям интерес към продукта обаче се наблюдава и от български компании - сред които Discordia, Speedy и Transpress, като някои от тях оперират и на повече от един пазар. Scalefocus също избира за партньор Payhawk. Компанията предоставя персонализирани софтуерни решения и услуги, които дават възможност на бизнесите да растат и да се ориентират в технологичния лабиринт в почти всички сфери - от здравеопазване през търговията до застраховане и финтех. Работят с повече от 300 клиенти в 26 държави. До есента на 2019 г. Scalefocus разчита на традиционните банки. Процедурите им по управление на карти обаче са твърде тромави за компания с 800 служители, които често пътуват. Главният финансов директор на компанията, Илияна Крушкова казва, че за всяка карта, която е трябвало да бъде преиздадена или прекратена, се е налагало да се попълват значително количество документи. ''Това отнемаше много време. Освен това, за обикновено увеличение на лимита по кредитна карта, трябваше да изчакаме одобрение от банката и вътрешно - от борда на директорите. Процедурата беше тромава и създаваше много режийни разходи'', казва още тя. Компанията открива алтернативата в лицето на Payhawk, непосредствено преди пандемията. Така успяват да преминат изцяло към дистанционна работа, а от сложните процеси не остава и следа. От добавянето на потребители, през издаването на карти и увеличаването на лимитите за разходи - всичко става само с няколко клика в платформата на Payhawk. Обработката на фактурите също отнема по-малко време. Финансовият директор на Scalefocus отчита като предимство, че картодържателите на Payhawk не просто качват документите директно в платформата, но включват и ценна за финансовото управление на компанията информация - център по разходите, проект или бюджетна категория. Благодарение на предварително зададените списъци, това става за секунди и пести вериги от имейли със счетоводния екип. ''Оптимизираме времето на нашия счетоводен екип. Не се налага да попълват банкови документи, права и лимити се администрират много лесно от уеб платформата. Това е наистина изключително'', обобщава главният финансов директор на Scalefocus. Продуктът дава достъп до отчет в реално време за това колко се харчи всеки месец, без да се налага да се чака края на месеца. Разходите се виждат в реално време, а това че могат да се категоризират бързо по проекти в персонализирани полета, дава още по-детайлна картина относно обема и вида на служебните бюджети. Параметрите на фирмените карти VISA от Payhawk могат да бъдат съобразени изцяло със съответната организация, а процесите по одобрение на разходите да бъдат автоматизирани спрямо фирмената структура и йерархия. Още една полезна функционалност е възможността за управление на група от дружества, което улеснява приключването на месеца при всички юридически лица, включително и при международните. Ето и един последен пример от бизнеса. Базираната в Лондон компания MDM Props, която реализира мащабни проекти в сферата на изкуството в цял свят, изчислява, че с продукта на Payhawк спестява 32 часа седмично от ръчно администриране на финансите. Или казано по друг начин, това са цели четири работни дни. |
За да четете пълния текст на този материал, моля, влезте с вашата абонаментна парола за достъп или
разгледайте вариантите за АБОНАМЕНТ.
