№

Данни/Документи

Срок за съхранение

Правно основание

1.

Трудови договори и анекси към тях, длъжностни характеристики, уведомление за регистрация на трудовия договор и на измененията му в НАП

50 години или до прекратяване на предприятието без правоприемник

Чл. 12, ал. 1, т. 1 от Закона за счетоводството във връзка с чл. 8, ал. 2 от Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж във връзка с чл. 1, ал. 1 от Инструкция № 5 от 30.06.2005 г. за приемане и съхраняване на разплащателни ведомости и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемници

2.

- Заповеди за преназначаване; 
- Заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни годишно;
- Заповеди за освобождаване от работа, както и други прилежащи документи във връзка с прекратяване на трудовото правоотношение; 
- Трудови книжки; издадени удостоверения обр. УП-1, обр. УП-2, обр. УП-3 и обр. 30;
- Заповеди за изплащане на допълнителни възнаграждения или за увеличаване на основно трудово възнаграждение; 
- Други документи, въз основа на които може да се установи осигурителен стаж и доход, категория труд на лицата и др.

50 години или до прекратяване на предприятието без правоприемник

Чл. 12, ал. 1, т. 1 от Закона за счетоводството във връзка с чл. 8, ал. 2 от Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж във връзка с чл. 1, ал. 1 от Инструкция № 5 от 30.06.2005 г. за приемане и съхраняване на разплащателни ведомости и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемници

3.

- Ведомости за заплати;
- Платежни нареждания при плащане по банков път;
- Фишове за възнаграждения, ведомости и други документи, удостоверяващи начисляването или изплащането на възнагражденията, ако има такива;
- документи във връзка с положен извънреден труд.

50 години или до прекратяване на предприятието без правоприемник

Чл. 12, ал. 1, т. 1 от Закона за счетоводството във връзка с чл. 8, ал. 2 от Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж във връзка с чл. 1, ал. 1 от Инструкция № 5 от 30.06.2005 г. за приемане и съхраняване на разплащателни ведомости и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемници

4.

Обезщетения: командировъчни, обезщетения за неизползван годишен отпуск, други обезщетения по Кодекса на труда.

5 години

Нормативноустановен срок за съхранение има за разходо-оправдателните документи относно разходи за участие в заседанията на работните органи на Съвета на Европейския съюз (5 години – чл. 46, ал. 2 НСКСЧ).
По аналогия с тази норма и по аргумент от ЗСчет. (чл. 42) и ДОПК (чл. 38) финансовите (разходооправдателн) документи във всички случаи следва да се пазят минимум 5 години.

5.

Болнични листове

3 години считано от 1 януари на годината, следваща годината, в която са издадени

Чл. 56 от Наредбата за медицинската експертиза

6.

Решения не ТЕЛК и НЕЛК

50 години или до прекратяване на предприятието без правоприемник

Чл. 12, ал. 1, т. 1 от Закона за счетоводството във връзка с чл. 8, ал. 2 от Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж във връзка с чл. 1, ал. 1 от Инструкция № 5 от 30.06.2005 г. за приемане и съхраняване на разплащателни ведомости и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемници

7.

Документи, приложени при кандидатстване за работа – дипломи за завършено образование, професионална квалификация и други.1

6 месеца//
3 години след прекратяване на трудовото правоотношение

Чл. 25к ЗЗЛД
чл. 52 от Закона за защита от дискриминация

8.

Работни графици

3 години след утвърждаването им

Чл. 9а, ал. 1 от Наредбата за работното време, почивките и отпуските

9.

Документи във връзка с проведени инструктажи и обучения по ЗЗБУТ, както и други документи във връзка с изпълнението на задълженията по ЗЗБУТ

Не по-малко от 5 години, считано от създаването им

Чл. 9, ал 2 от Наредба № РД-07-2 от 16 декември 2009 г. за условията и реда за провеждането на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд

10.

Заповеди на работодателя и вътрешни актове на работодателя съдържащи данни на служителя извън посочените по-горе

До 3 години от приключване на тяхното изпълнение

Чл. 358, ал. 1, т. 3 от Кодекса на труда

11.

Документи във връзка с установени трудови злополуки

Минимум 5 години от установяването. Препоръчителен е по-дълъг срок, с оглед отговорността на работодателя за ексцес, която е неограничена във времето

Чл. 14, ал. 3 от Наредбата за установяване, разследване, регистриране и отчитане на трудовите злополуки

12.

Документи във връзка с установени професионални болести

50 години или до прекратяване на предприятието без правоприемник

Чл. 12, ал. 1, т. 1 от Закона за счетоводството във връзка с чл. 8, ал. 2 от Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж във връзка с чл. 1, ал. 1 от Инструкция № 5 от 30.06.2005 г. за приемане и съхраняване на разплащателни ведомости и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемници

13.

Декларации за съгласие, както и приложени вътрешни правила и политики с подпис за запознаване от служителя

До 3 години след прекратяване на трудовото правоотношение

Чл. 358, ал. 1, т. 3 от Кодекса на труда

14.

Свидетелство за съдимост, ако същото е изискуемо по закон за заемане на съответната позиция2

До 3 години след прекратяване на трудовото правоотношение

Чл. 358, ал. 1, т. 3 от Кодекса на труда

15.

Медицинско свидетелство, декларация за здраве, здравно досие

До 3 години след прекратяване на трудовото правоотношение

Чл. 358, ал. 1, т. 3 от Кодекса на труда

16.

Официален документ, издаден от банка за притежавана банкова сметка за превод на заплата

До прекратяване на трудовото правоотношение

Няма изричен законов срок

17.

Разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 18 години

До 3 години след прекратяване на трудовото правоотношение

Чл. 358, ал. 1, т. 3 от Кодекса на труда

18.

За чуждестранни граждани - разрешение за временно или постоянно пребиваване, разрешение за работа

До 3 години след прекратяване на трудовото правоотношение или 5 години от издаването му – който срок е по-дълъг

Чл. 358, ал. 1, т. 3 от Кодекса на труда и чл. 81, ал. 3 от НК

19.

Заповеди за ползване на платен отпуск и неплатен отпуск до 30 дни в годината

До 3 години след прекратяване на трудовото правоотношение

Чл. 358, ал. 1, т. 3 от Кодекса на труда

20.

Издадени служебни бележки по реда на Закона за данък върху доходите на физическите лица

5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани

Чл. 38, ал. 1, т. 3 от Данъчно-осигурителен процесуален кодекс

21.

Удостоверение А1 за приложимо законодателство

5 години

Чл. 38, ал. 1, т. 4 от Данъчно-осигурителен процесуален кодекс

22.

Запорни съобщения

До погасяване на задължението или прекратяване на трудовото правоотношени, в който случай запорното съобщение се препраща на новия работодател

Чл. 512, ал. 3 от Гражданския процесуален кодекс

23.

Записи от видеонаблюдение

До 1 година

Съгласно сроковете за налагане на дисциплинарни наказания в чл. 194 от Кодекса на труда

¹ Вж. СТАНОВИЩЕ НА КОМИСИЯТА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ рег. № НДМСПО-01-211/2019 г.:

1. Първичните документи на кандидатите за работа като автобиографии, мотивационни писма, документи, доказващи квалификация и опит, и други документи, представени или събрани за целите на конкурсната процедура, както и копията от тях следва да се съхраняват по предвидения в чл. 25к от ЗЗЛД общ ред.

2. Няма нормативна пречка, лични данни на участници в конкурсна процедура, съдържащи се в създадените от работодателя или органа по назначаване вътрешни документи относно проведените процедури по набиране и подбор на персонал да се съхраняват за целите на предвидения в чл. 52 от Закона за защита от дискриминация 3-годишен срок, при спазване изискванията на чл. 5, пар. 1, б. „в” и „д” от Регламент (ЕС) 2016/679. В този случай, за целите на евентуално производство по ЗЗДискр., работодателят или органът по назначаване ще разполага с доказателства, които ще се базират върху информация, налична в първичните документи по т. 1, без това да нарушава предвидения в чл. 25к от ЗЗЛД общ ред за ограничаване срока на съхранение на тези документи с лични данни.

² Препоръчително е всички документи по НАРЕДБА № 4 от 11.05.1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор да се пазят, докато трудовото правоотношение съществува. Понякога те се изискват от Инспекцията по труда в хода на извършвани проверки. Тук е предложен срок, съобразен с най-дългия давностен срок за предявяване на трудови спорове след прекратяване на трудовото правоотношение.