ДВ. бр. 98 от 13.12.2019г.

В сила от 26.09.2017 г.
Издадена от министъра на отбраната
Обн., ДВ, бр. 77 от 26 септември 2017 г., изм., ДВ, бр. 98 от 13 Декември 2019 г.

Глава първа.
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Раздел I.
Предназначение

history Чл. 1. С инструкцията се определят условията и редът за организиране, поддържане и достъп до електронния регистър по чл. 328, ал. 1, т. 1 от Закона за отбраната и въоръжените сили на Република България (ЗОВСРБ).

history Чл. 2. Електронният регистър по чл. 328, ал. 1, т. 1 ЗОВСРБ е реализиран с информационна система "Автоматизирана система за управление на човешките ресурси" (АСУ на ЧР).

history Чл. 3. С инструкцията се определят:
1. общи положения, основни процеси, процедури и принципи на работа в АСУ на ЧР;
2. описание и роли на подсистеми и модули;
3. права и задължения на длъжностни лица;
4. условия и ред за достъп до системата;
5. ред за ползване на наличните автоматизирани работни места за работа със системата.

history Чл. 4. Автоматизираната система за управление на ЧР осигурява процесите по създаване, съхраняване, обмен, защита, контрол и поддържане в актуално състояние на единен информационен ресурс за структурата, военнослужещите, цивилните служители и личния състав от резерва на въоръжените сили.

history Чл. 5. Автоматизираната система за управление на ЧР е съвкупност от обвързани помежду си подсистеми и модули, които са интегрирани в единна система, които използват единни номенклатури и взаимно се допълват.

history Чл. 6. (Изм. - ДВ, бр. 98 от 2019 г., в сила от 13.12.2019 г.) АСУ на ЧР използва преносната среда на Комуникационна и информационна система (КИС) "ЩИТ".

history Чл. 7. В АСУ на ЧР се обработва и съхранява информация с ниво на класификация до "Поверително" включително.

history Чл. 8. Основни процеси и процедури в АСУ на ЧР:
1. подготовка на организационна структура на подчиненост;
2. подготовка на длъжностни разписания и щатове;
3. поддържане в актуално състояние на персонални данни на военнослужещи и цивилни служители, работещи в Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия, с изключение на служба "Военна информация";
4. поддържане в актуално състояние на данни на личния състав от ресурсите от резерва;
5. подготовка на документи и управление на ежедневната административна дейност по личния състав;
6. планиране и отчет на подготовката и развитието на военнослужещите, цивилните служители и резервистите;
7. подготовка на обобщени сведения, справки, списъци и др. по нива на управления и конкретни военни формирования/структури;
8. финансово осигуряване - изчисляване на работни заплати, парично-вещево осигуряване и всички видове отчисления на военнослужещите и цивилните служители.

history Чл. 9. Основни принципи за достъп и работа в АСУ на ЧР:
1. достъпът до системата се осъществява с потребителско име (акаунт) и парола;
2. правата за достъп до определени данни и функционалности се предоставят на група потребители при работа с подсистеми и модули;
3. въвеждане и промени на данните се правят на основание на документи;
4. по-високото йерархично звено осигурява работата и контролира въвеждането на данните на подчинените си звена;
5. на всяко ниво могат да се извеждат списъци и справки върху достъпния обем от информация - съобразно правата на достъп.

history Чл. 10. (Изм. - ДВ, бр. 98 от 2019 г., в сила от 13.12.2019 г.) Командирът (началникът) на военното формирование или ръководителят на съответната структура със своя заповед организира и контролира процесите по въвеждане и актуализиране на данните в АСУ на ЧР, като определя:
1. потребителите на АСУ на ЧР и достъпа до съответните подсистеми и модули;
2. сроковете и дейностите по:
а) синхронизиране на данните в подсистема "Витоша" на АСУ на ЧР с азбучните служебни карти (АСК) и служебните дела - за военнослужещите, и с трудовите или служебните досиета - за цивилните служители;
б) ежегодно запознаване на военнослужещите и цивилните служители с персоналните данни, които се обработват и съхраняват в АСУ на ЧР за тях, за актуализиране съгласно чл. 12, т. 1;
в) предоставяне на документи за удостоверяване на липсващата информация от военнослужещите и цивилните служители на длъжностните лица от структурите по управление на човешките ресурси (по личния състав) съгласно чл. 12, т. 2.

history Чл. 11. Потребителите на АСУ на ЧР са обработващи лични данни и се определят на основание длъжностната характеристика, писмен договор или заповед за назначаване за обработването им.

history Чл. 12. Актуализация на лични данни се извършва:
1. по искане на лицето, за което се отнасят личните данни, когато то е установило, че е налице грешка или непълнота в тях, и удостовери това с документ;
2. по инициатива на обработващия лични данни - при наличие или изискване на документ, даващ основание за актуализация.

Раздел II.
Подсистеми и модули

history Чл. 13. Подсистема "Организационни структури" ("Указател") служи за създаване и поддържане на организационната структура на въоръжените сили.

history Чл. 14. Подсистема "Щатове и длъжностни разписания" ("Рожен") служи за създаване и поддържане в нужния обем на информация за щатове, длъжностни разписания и длъжностни характеристики.

history Чл. 15. Подсистема "Персонални данни за служителите" ("Витоша") служи за създаване и поддържане на персонални данни на военнослужещи и цивилни служители от Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия с изключение на служба "Военна информация", включително за кадети, курсанти и слушатели във военните учебни заведения.

history Чл. 16. Подсистема "Труд и работни заплати" служи за изчисляване на работните заплати на военнослужещите и цивилните служители от Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия с изключение на служба "Военна информация", както и за подготовка на данни в съответствие с приложимото законодателство.

history Чл. 17. Подсистема "СТАНАГ" служи за планиране, въвеждане и отпечатване на резултати от проведени изпити по стандарт STANAG 6001 на военнослужещите и цивилните служители от Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия с изключение на служба "Военна информация".

history Чл. 18. Модул "Разрешения за достъп до класифицирана информация" служи за въвеждане на издадени/отнети/прекратени разрешения за достъп до национална класифицирана информация и сертификати за достъп до класифицирана информация на НАТО и ЕС на военнослужещите и цивилните служители от Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия с изключение на служба "Военна информация".

history Чл. 19. Модул "Атестиране" служи за автоматизиране на дейностите, свързани с атестирането на военнослужещите и изготвяне на сравнителни анализи.

history Чл. 20. Модул "Квалификация" служи за планиране и отчет на обучението, квалификацията и преквалификацията на военнослужещите и цивилните служители от Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия с изключение на служба "Военна информация".

history Чл. 21. Модул "Отчет на ресурсите от резерва" служи за водене на отчет на ресурсите от резерва, управление на мобилизационните ресурси и анализ на мобилизационната готовност.

history Чл. 22. Модул "Кандидати" служи за водене на отчет на кандидатите за военна служба.

history Чл. 23. Модул "Безопасност и здраве при работа" служи за изготвяне на необходимите документи и анализиране на трудовите злополуки в Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия с изключение на служба "Военна информация".

history Чл. 24. Модул "Изготвяне и отпечатване на служебни карти" служи за подготовка и отпечатване на служебните карти на военнослужещите.

Раздел III.
Права за достъп на група потребители при работа с подсистеми и модули

history Чл. 25. В подсистема "Организационни структури" се предоставят права за достъп "Създаване и редактиране" на групата потребители, които могат да създават и редактират организационната структура.

history Чл. 26. В подсистема "Щатове и длъжностни разписания" могат да се предоставят следните групови права за достъп:
1. "Създаване и редактиране" - потребителят може да създава нов щат или длъжностно разписание и придобива пълните права над него и може да предоставя права над тях на други потребители; може да редактира щатове и длъжностни разписания, след като техният собственик му е предоставил права.
2. "Разглеждане" - потребителят може да преглежда щатове и длъжностни разписания, след като техният собственик му е предоставил права.

history Чл. 27. В подсистема "Персонални данни за служителите" могат да се предоставят следните групови права за достъп:
1. "Въвеждане" - потребителят може да въвежда, променя или изтрива данни на служителите, достъпни от предоставените му права по организационната структура.
2. "Разглеждане" - потребителят може само да преглежда данните на служителите, достъпни от предоставените му права по организационната структура.

history Чл. 28. В подсистема "Труд и работни заплати" се предоставят права за достъп "Въвеждане" на групата потребители, които могат да подготвят данни за всички видове начисления, удръжки и отсъствия за изчисляване на заплатите на служителите, достъпни от предоставените му права по организационната структура.

history Чл. 29. В подсистема "Разрешения за достъп до класифицирана информация" се предоставят права за достъп "Въвеждане" на групата потребители, които актуализират данните за издадени, отнети или прекратени разрешения за достъп до национална класифицирана информация и сертификати за достъп до класифицирана информация на НАТО и ЕС на служителите, достъпни от предоставените му права по организационната структура.

history Чл. 30. В подсистема "СТАНАГ" могат да се предоставят следните групови права за достъп:
1. "Администратор" - потребителят може да създава изпитни сесии, протоколи, да отразява резултатите от проведените изпити и да отпечатва сертификати;
2. "Въвеждане" - потребителят може да въвежда в протоколи явяващите се на изпит за определен език и определено учебно заведение.

history Чл. 31. В модул "Квалификация" могат да се предоставят следните групови права за достъп:
1. "Управление на квалификацията" - потребителят може да създава регистър на курсовете за съответната година; обобщава заявките за квалификация и подготвя годишния план за придобиване и повишаване на квалификацията. създава заповедите за провеждане на курсове;
2. "Военно формирование" - потребителят може да изготвя заявки за курсове за служителите, достъпни от предоставените му права по организационната структура.
3. "Обучаваща организация" - потребителят може да планира курсовете по дати и брой обучаеми; отразява крайни резултати от проведените курсове.

history Чл. 32. В модул "Атестиране" могат да се предоставят следните групови права за достъп:
1. "Администратор" - потребителят има пълни права да създава, редактира и изтрива данни за военнослужещите.
2. "Атестиращ" - потребителят може да определя и оценява цели и задачи на атестирания, да оценява съответните компетентности, да дава препоръки.
3. "Атестиран" - потребителят може да извършва самооценка на цели и задачи и компетентности.
4. "Старши атестиращ" - потребителят може да решава възникнали спорове, да дава свои оценки на цели и задачи и компетентности, да определя потенциала на атестирания.
5. "Личен състав" - потребителят може да отразява награди, наказания и проведено обучение на атестирания.
6. "Бойна подготовка" - потребителят може да отразява резултатите от бойната подготовка на атестирания.
7. "Сигурност" - потребителят може да предоставя персонални акаунти и пароли на другите потребители.

history Чл. 33. В модул "Отчет на ресурсите от резерва" могат да се предоставят следните групови права за достъп:
1. "Управление на резерва" - потребителят може да изготвя справки за ресурсите от резерва, да въвежда заявки от други министерства, да определя военно окръжие за изпълнение на заявките и да редактира класификатори.
2. "Военно формирование" - потребителят може да въвежда заявки по команди и да прави справки за изпълнението им.
3. "Военно окръжие" - потребителят може да води отчет на резерва, да дава мобилизационно назначение.

history Чл. 34. В модул "Кандидати" могат да се предоставят следните групови права за достъп:
1. "Управление на кандидатите" - потребителят може да въвежда заповеди за провеждане на конкурси и техните параметри.
2. "Военно окръжие" - потребителят може да въвежда кандидати и да отразява желанията им за съответния конкурс.
3. "Военно формирование" - потребителят може да отразява резултатите от изпити и класирания.

history Чл. 35. В модул "Безопасност и здраве при работа" могат да се предоставят следните групови права за достъп:
1. "Управление" - потребителят може да поддържа класификатори, да анализира трудовите злополуки и условията на труд на работните места.
2. "Военно формирование" - потребителят може да изготвя документи при трудови злополуки; може да създава и редактира информация за условията на труд на работните места.

history Чл. 36. В модул "Изготвяне и отпечатване на служебни карти" се предоставят права за достъп "Личен състав" на групата потребители, които могат да подготвят и отпечатват служебни карти на военнослужещите, достъпни от предоставените им права по организационната структура.

Глава втора.
ПРАВА И ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА ДЛЪЖНОСТНИТЕ ЛИЦА

Раздел I.
Длъжностни лица в АСУ на ЧР

history Чл. 37. За функциониране на АСУ на ЧР се определят длъжностни лица, както следва:
1. системен администратор на централен сървър;
2. администратор на база данни (БД) на АСУ на ЧР;
3. системен администратор на АСУ на ЧР;
4. администратор по сигурността на АСУ на ЧР;
5. потребител на АСУ на ЧР.

history Чл. 38. Системният администратор на централния сървър се назначава със заповед на началника на военно формирование 26340 - София.

history Чл. 39. Администраторът на база данни (БД) на АСУ на ЧР се назначава със заповед на началника на военно формирование 26340 - София.

history Чл. 40. (Изм. - ДВ, бр. 98 от 2019 г., в сила от 13.12.2019 г.) Системен администратор на АСУ на ЧР е системният/мрежови администратор в съответния локален потребителски сегмент на КИС "ЩИТ".

history Чл. 41. (Изм. - ДВ, бр. 98 от 2019 г., в сила от 13.12.2019 г.) Администратор по сигурността на АСУ на ЧР е администраторът по сигурността в съответния локален потребителски сегмент на КИС "ЩИТ".

history Чл. 42. (Отм. - ДВ, бр. 98 от 2019 г., в сила от 13.12.2019 г.)

Раздел II.
Права и задължения на длъжностните лица

history Чл. 43. Всички длъжностни лица са длъжни да спазват в касаещия ги обем "Специфични изисквания за сигурността на "Автоматизирана система за управление на човешките ресурси в Министерството на отбраната" и "Процедури за сигурност на "Автоматизирана система за управление на човешките ресурси в Министерството на отбраната".

history Чл. 44. Права и задължения на потребителите на АСУ на ЧР:
1. да са запознати с настоящата инструкция и ръководството на потребителя за съответната подсистема;
2. да използват правата си за работа с АСУ на ЧР само и единствено по предназначение и във връзка с изпълнение на своите служебни задължения;
3. да осигуряват достоверността, актуалността и пълнотата на информацията, до която имат достъп за добавяне, редактиране и/или изтриване;
4. в срок до един месец да отразяват в АСУ на ЧР заповедите, касаещи техните права по подсистеми и модули;
5. да отпечатват и съхраняват сведения и справки от АСУ на ЧР съгласно действащата нормативна уредба и процедурите за сигурност;
6. да пазят от разкриване паролата си и да не предоставят за ползване акаунта си;
7. да променят паролата си в указаното време;
8. при напускане на работното място да затварят всички активни приложения и да прекъсват връзката (задължителен изход от програмата) с АСУ на ЧР;
9. за всяка повреда на хардуера да докладват на системния администратор на АСУ на ЧР;
10. незабавно да докладват на администратора по сигурността за всички нарушения по сигурността, потенциални заплахи и съмнения за нерегламентиран достъп до класифицирана информация.

Глава трета.
УСЛОВИЯ И РЕД ЗА ДОСТЪП ДО СИСТЕМАТА

Раздел I.
Условия за достъп до системата

history Чл. 45. Правата за достъп до услугите на АСУ на ЧР и отделните обекти от базата данни се въвеждат единствено от администратора на БД въз основа на утвърдено писмо-заявка по реда на чл. 49.

history Чл. 46. След три неуспешни опита за влизане в АСУ на ЧР достъпът автоматично се забранява.
Възстановяване на достъпа до АСУ на ЧР може да се извърши единствено от администратора на БД.

history Чл. 47. Администраторът на БД заключва акаунт, който по различни причини не е ползван повече от шест месеца, а след една година се изтрива.

history Чл. 48. В случаите на заместване по служба за повече от 3 месеца (отпуск, курс, командировка или др.) се допуска използването на един акаунт от друг потребител, ако е изпълнено следното:
1. заместващият е отдаден в заповед за работа с АСУ на ЧР и е запознат с ръководството на потребителя за съответната подсистема;
2. при поемане на задълженията по работата с АСУ на ЧР заместващият задължително сменя паролата за достъп.

Раздел II.
Ред за включване на нови потребители или промяна в достъпа

history Чл. 49. Включването на нови потребители или промяната в достъпа до АСУ на ЧР се осъществява чрез писмо-заявка от ръководителите на съответните структури или командирите/началниците на военни формирования до началника на военно формирование 26340 - София:
1. за подсистеми "Рожен", "Витоша" и "Разрешения за достъп до класифицирана информация" по образец - приложение № 1;
2. за модули "Отчет на ресурсите от резерва", "Кандидати" и "Безопасност и здраве при работа" по образец - приложение № 2;
3. за подсистема "Труд и работни заплати" по образец - приложение № 3.

history Чл. 50. Писмото-заявка по приложения № 1 и 2 се съгласува със служителя по сигурността на информацията за съответната организационна единица и се утвърждава от директора на структурата по управление на човешките ресурси към министъра на отбраната.

history Чл. 51. Администраторът на БД създава на сървъра акаунт и парола за свързване към системата на новия потребител (отразява промените в правата му).

history Чл. 52. Съответният системен администратор на АСУ на ЧР конфигурира работното място в съответствие с изискванията и инсталира необходимото програмно осигуряване за работа с АСУ на ЧР.

history Чл. 53. Ръководителят на структура или командирът (началникът) на военно формирование планира и заявява потребностите от обучение на новите потребители в курс за работа със съответната подсистема на АСУ на ЧР в рамките на 2 години.

history Чл. 54. При промяна във функционалните задължения, преназначаване, освобождаване на определените длъжностни лица, потребители на АСУ на ЧР, ръководителят на структура или командирът (началникът) на военно формирование в десетдневен срок изпраща:
1. за съгласуване от директора на структурата по управление на човешките ресурси към министъра на отбраната писмо-заявка за прекратяване на права за достъп за работа в АСУ на ЧР - приложение № 4;
2. до военно формирование 26340 - София, писмо-заявка за прекратяване на достъпа до подсистема "Труд и работни заплати" - приложение № 3.

Раздел III.
Ред за ползване на наличните автоматизирани работни места за работа със системата

history Чл. 55. Потребителите от структурите или военните формирования, в които няма разкрити автоматизирани работни места (АРМ) за въвеждане и актуализиране на данните в АСУ на ЧР, могат да ползват налични АРМ от други военни формирования/структури или административни звена в МО, определени с акт на министъра на отбраната.

history Чл. 56. Като резервни АРМ за въвеждане и актуализиране на данните в АСУ на ЧР се ползват АРМ на военните окръжия в тяхната зона на отговорност, на старшите щабове/командвания/управления или на военно формирование 26340 - София.

history Чл. 57. Командирите/началниците на военни формирования/структури, от чиито АРМ се въвеждат данните в АСУ на ЧР, със свои заповеди организират използването на автоматизираните работни места.

history Чл. 58. На предоставените автоматизирани работни места се води дневник за отразяване използването им от други структури/военни формирования.

history Чл. 59. Достъпът до АРМ на длъжностни лица от структурите или военните формирования, в които няма разкрити автоматизирани работни места, се разрешава срещу издадени удостоверения за работа с АСУ на ЧР от техните командири/началници/ръководители.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

history § 1. Инструкцията се издава на основание чл. 328а, ал. 2 от Закона за отбраната и въоръжените сили на Република България.

history § 2. Инструкцията влиза в сила от деня на обнародването ? в "Държавен вестник".

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
КЪМ ИНСТРУКЦИЯ ЗА ИЗМЕНЕНИЕ НА ИНСТРУКЦИЯ № И-5 ОТ 2017 Г. ЗА УСЛОВИЯТА И РЕДА ЗА ОРГАНИЗИРАНЕ, ПОДДЪРЖАНЕ И ДОСТЪП ДО ЕЛЕКТРОННИЯ РЕГИСТЪР НА ВОЕННОСЛУЖЕЩИТЕ И ЦИВИЛНИТЕ СЛУЖИТЕЛИ - "АВТОМАТИЗИРАНА СИСТЕМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЧОВЕШКИТЕ РЕСУРСИ"(ОБН. - ДВ, БР. 98 ОТ 2019 Г., В СИЛА ОТ 13.12.2019 Г.)

history § 6. Инструкцията влиза в сила от деня на обнародването ѝ в "Държавен вестник".

history ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 към чл. 49, т. 1

history

history ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 към чл. 49, т. 2

history

history ПРИЛОЖЕНИЕ № 3 към чл. 49, т. 3 и чл. 54, т. 2

history

history ПРИЛОЖЕНИЕ № 4 към чл. 54, т. 1

history